Zoom es la aplicación para hacer videoconferencias más usada en la actualidad en todo el mundo. Ofrece una gran cantidad de funcionalidades que permiten realizar reuniones, ya sea laborales, educativas o sociales, e invitar a amigos y cualquier otra persona que quiera participar en ellas. Esta aplicación se ha convertido en una excelente opción para estar comunicados, por lo que hay que conocer todas las funcionalidades que presenta como la de crear salas, para poder disfrutar todas sus potencialidades.
Crear una sala en Zoom
En Zoom se pueden crear salas, y de igual manera, crear el link para compartir. En ese tipo de sala, el anfitrión de la reunión tiene la posibilidad de sesiones independientes, con la finalidad de dividir a los grupos.
Los pasos para crear una sala de Zoom como anfitrión:
- El primer paso que debes realizar, es descargar la aplicación, según el tipo de dispositivo. De esta manera podrás crear la cuenta para ingresar a la plataforma.
- Después de hacer el registro, inicia sesión para crear la sala, y así poder efectuar la reunión.
- Selecciona la ventana Reunión y Chat.
- Vas a ver en la parte izquierda de la pantalla, junto al icono de videograbadora, la opción Nueva reunión.
- En la ventana Iniciar una reunión, debes configurar si quieres mantener el vídeo activo mientras se está haciendo la llamada; o si quieres que el ID personal se muestre en la misma.
Luego de haber realizado los pasos anteriores, basta con pulsar en el botón Iniciar una reunión, para así crear una sala en Zoom.
Crear el link en para compartir
Luego de que hayas creado la sala de conversación, el próximo paso es hacer que las demás personas puedan ingresar. Existen varias formas para realizar las invitaciones, pero hay unas que son mejores, como, por ejemplo, crear un enlace directo a la sala en donde se va a llevar a cabo la reunión.
Para generar el link para compartir, hay que dirigirse en la sala que se acaba de crear, a la sección de Ajustes. Dentro de este apartado, selecciona la opción Invitar, que está representada por un ícono de unas personas con el símbolo de suma.
Luego va a aparecer una pestaña en la que se encuentran los diferentes métodos de que dispone la aplicación para las invitaciones. En este caso se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Esta opción se puede ejecutar de dos formas. La primera es pulsando en el botón “Copiar URL”, en dónde se copiará el enlace de la sala, para luego compartirlo en el medio que hayas elegido. La segunda forma es a través de la opción Copiar invitación, con la que se podrá copiar todo el texto que se encuentra en la invitación, y luego puedes compartir la invitación, utilizando el método que se haya seleccionado.
Salas independientes en una videollamada de Zoom
Las salas para grupos es una buena opción cuando se deben hacer reuniones de trabajo u organizar salones de clases, similares a los que existen en la vida real. Se puede dividir el grupo de participantes en pequeños grupos, para realizar cada uno de ellos, tareas o actividades diferentes.
Zoom permite que haya una sala principal y al mismo tiempo, salas para grupos pequeños, en las que los participantes deben realizar acciones por un tiempo determinado. Estas divisiones se pueden ver como un espacio privado, que es diferente a la sala principal. De esta forma se puede estructurar mejor una reunión, evitando que se presenten situaciones que son típicas de las reuniones presenciales. En cada una de las salas que están separadas, solo puede ingresar el anfitrión de la reunión y creador de los grupos de participantes, para atender cualquier consulta o realizar una explicación.
Con la opción de crear salas para grupos pequeños durante la videollamada:
- Zoom te da la opción de crear hasta 50 salas para grupos pequeños.
- Solo puede haber un máximo de 200 participantes en una sala de grupos pequeños, para lo que es necesario instalar el complemento Reunión grande 200.
- Los participantes que se encuentran en una sala para grupos pequeños, pueden usar de forma total, las opciones de audio, vídeo y pantalla compartida.
Para crear las salas para grupos pequeños, lo primero que se debe hacer es activar esta opción desde el navegador, sin estar participando en una reunión. Esto se hace de la siguiente manera:
- Lo primero es ingresar a la página oficial de Zoom, desde el navegador, y acceder a tu cuenta.
- Después debes ir a Configuración y luego a la opción En la reunión (Avanzada).
- Una vez allí debes activar la opción Sala para grupos.
- Luego ve a la sala para grupos y comprueba la opción esté activada.
- Cuando la función está activada, se podrá ver en las reuniones la opción activada en la barra que se encuentra en la parte inferior.
De igual manera, ya se podrán crear salas para reuniones, realizando los siguientes pasos:
- Pulsa sobre el botón Sección de Grupos.
- Aquí podrás seleccionar la cantidad de grupos que deseas crear, así como también el tipo de asignación (si va a ser automática o manual). Ten presente que la forma automática asigna de forma aleatoria, el número de estudiantes que habrá en cada uno de los grupos. En la parte inferior vas a poder ver, según la cantidad de grupos creados, cuantas personas habrá en cada uno.
- Cuando ya están creados los grupos, debes revisar cómo quedaron asignados, qué participante está en cada uno, así como el nombre que se le da a cada grupo, que por defecto es sala 1, sala 2, y así sucesivamente.
Tienes la opción de agregar más grupos, en caso de que sea necesario, así como también tienes disponibles diferentes opciones, que permitirán personalizar aún más las sesiones.
Entre las opciones de personalización, se deben destacar:
- Tiempo para trabajar que tendrá cada uno de los grupos. Cuando ese tiempo se termine, la aplicación lo notificará, para que de esta manera puedas terminar la sesión. La sesión no se cerrará de forma automática.
- Cuenta atrás. Cuando se haya terminado la sesión, se puede dar un tiempo adicional para hablar, antes de volver a la sala principal que se haya creado.
- Permiso para volver a la sesión principal. Podrás decidir si quieres que los participantes puedan volver cuando quieran o que se tengan que quedar en la sala, hasta que la finalices.
- Mover a los participantes de forma automática: Esto permitirá acelerar el proceso, y así los participantes no tendrán que pulsar en Aceptar cuando inicies las salas.
Cuando hayas terminado de realizar todos los ajustes, se deben seguir estos pasos, para finalizar el proceso:
- Pulsa en la opción Iniciar todas las sesiones, con la finalidad de que los participantes puedan ir a las salas para pequeños grupos creadas, a trabajar. Podrás ver a cada uno de los participantes mientras se incorporan a su respectivo grupo.
- Mientras dure el trabajo que están realizando los grupos, podrás verlos. En ese momento, como anfitrión, podrás hacer otras actividades, e incluso puedes tomarte un descanso. También puedes entrar en cada uno de los grupos, con la finalidad de monitorear cómo va la actividad, y luego ingresar de nuevo al salón principal.
Detener el tiempo de actividad de las salas
Sigue estos pasos para que puedas detener el tiempo de actividad configurado para las salas:
- Para detener la sesión antes de tiempo que hayas establecido, debes tener presente que cuando termine este tiempo, las salas no se cierran de forma automática, sino que tú decides si las cierras o das un tiempo adicional a los participantes.
- Ve al Cuadro de Sección de grupos (sala para grupos) del anfitrión.
- En la parte superior de este cuadro vas a poder ver los minutos que quedan del tiempo que se haya establecido. También tienes la opción de pulsar en la cruz, que se encuentra en la esquina superior derecha y cerrar el cuadro de diálogo sin problemas. Para volver a abrir este cuadro solo debes pulsar de nuevo en el botón Sección de grupos, que está en la barra inferior.
Los participantes que se encuentran en estas salas visualizarán la misma interfaz de Zoom que se ve de forma habitual, solo que verán únicamente a los demás participantes de la sala. También podrán ver una ventana en la que se mostrará el tiempo que queda para finalizar la actividad. Además, tienen disponible un botón para pedir ayuda, que permite enviar un mensaje al organizador de la reunión, que se encuentra en la sala principal.
Otras guías sobre Zoom:
Otras formas de enviar invitaciones a salas en Zoom
Como se mencionó anteriormente, están disponibles otros modos para enviar invitaciones a otros participantes, para que participen en una sala de Zoom, después que se ha creado una sala en Zoom, que son las siguientes:
A través del correo electrónico
Desde la sala de reuniones y de haber ingresado a la pestaña de Invitar, tendrás tres opciones para generar invitaciones por correo electrónico. Estas se van a mostrar en forma de íconos, en los que se muestra el nombre de cada servicio, que son las siguientes opciones de correo: Predeterminada, que por lo general es Gmail, Outlook, Yahoo Mail o Gmail. Luego de que selecciones el correo, debes proceder a generar el mensaje, el cual vas a poder enviar a las direcciones de correo electrónico que sean necesarias.
Invitaciones a contactos
En este caso, también hay que abrir el apartado Invitar, pero esta vez se debe pulsar en la pestaña Invitar por contactos, que se puede ver a simple vista. Luego, vas a poder seleccionar a las personas a las que vas a enviar las invitaciones para participar en una sala, directamente en esta ventana o a través del buscador que se encuentra incluido. Para terminar, luego de que hayas marcado los contactos que quieras añadir, debes pulsar en el botón Invitar, que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.
Organizar una reunión por Zoom desde el móvil
También existe la posibilidad de crear una sala de Zoom y crear el link para invitar a otras personas a participar a través del móvil. Esta es una manera práctica de hacer uso de esta aplicación, ya que se puede realizar la conexión en cualquier momento y lugar. Se puede efectuar este tipo de conexión para reuniones de trabajo o educativas, pero también para concertar una cita con amigos o familiares, por ejemplo.
Para poder crear una sala para una reunión en Zoom a través del móvil hay que seguir los siguientes pasos:
- Abre la aplicación de Zoom para poder ingresar.
- Pulsa en la opción Próximas.
- Luego busca la sala para la cual quieres copiar la invitación.
- Pulsa en Agregar invitados.
- Puedes elegir si la quieres enviar por correo electrónico o copiarla en el portapapeles, con la finalidad de poder pegarla posteriormente en alguna aplicación seleccionada.
Problemas en las reuniones con Zoom
Algunos de los problemas que se presentan con más frecuencia en las reuniones en Zoom son:
Se retrasa o se congela en las reuniones
Esto por lo general se debe a problemas con la conexión a Internet. En el caso de que estés usando un dispositivo móvil, ve a una zona en donde haya una conexión más estable. También es necesario que tomes en cuenta las velocidades de Internet que se deben tener para una reunión exitosa. Cuando es una reunión con varias personas, se recomienda una velocidad de descarga de alrededor de 1 Mbps, y una velocidad de carga de 800 kbps.
Problemas para compartir la pantalla
Esta funcionalidad es muy importante en las reuniones de Zoom. Antes de compartir la pantalla debes verificar la configuración y que tengas una buena conexión a Internet. Verifica que estés conectado a la llamada. Ten cuenta que compartir la pantalla ocupa mucho ancho de banda. Cuando estés haciendo una llamada y debas compartir la pantalla, apaga el vídeo pulsando el botón Detener vídeo y luego selecciona el botón verde de Compartir pantalla.
Problemas para recibir mensajes e invitaciones de correo electrónico de Zoom
Otro problema que es muy común, es no poder recibir mensajes del correo electrónico de Zoom. Estos correos pueden incluir las notificaciones y correos de activación. Casi siempre se tardan por lo menos unos 30 minutos en llegar, a veces un poco más. En el caso de que no llegue, debes asegurarte de que el correo electrónico esté configurado de la forma correcta.
Zoom se ha convertido en una herramienta imprescindible, ya que con ella se pueden organizar reuniones laborales, crear aulas online, o reuniones de carácter social. Para ello debes conocer todas las funcionalidades que tengas disponibles, ya sea en la versión gratuita o de paga, como la de crear salas en Zoom para reuniones.
