Indudablemente un documento en formato PDF tiene muchas más ventajas que los documentos realizados en Word, siendo la principal ventaja que es mucho más difícil de modificar que un documento en Word. Otra de las ventajas que tiene es que conserva el formato independientemente del software con que se abra y del sistema operativo, lo que facilita el intercambio de archivos. El formato PDF asegura que la visualización de un documento siempre será excelente.
La forma más sencilla de guardar un documento Word en formato PDF es a través del guardado normal. Esta opción presenta el inconveniente de que el documento no podrá ser editado sino solamente con los programa apropiados. Para guardar un documento como PDF a través de esta opción debes seguir los siguientes pasos:
- En el menú de Word selecciona la opción Archivo/Guardar.
- Una vez que te encuentres en la ventana de guardado, selecciona la opción de Examinar.
- En la nueva ventana dirígete a la opción Tipo y selecciona PDF, escribes el nombre de tu documento y seleccionas Guardar. Esta opción se encuentra disponible en todas las versiones de Microsoft Office.
Cuando elijas esta opción debes tener presente que se guardará lo que tengas en el documento hasta ese momento, cada vez que actualices el contenido debes proceder a realizar el guardado, ya que el documento PDF no se actualiza cada vez que se hace un cambio.
Guardar Word en PDF usando Guardar como
Esta es sin duda alguna la forma más recomendable de guardar un documento Word como PDF, ya que se utiliza cuando se tiene todo el documento listo, guardado con el formato del procesador de textos, y quieres tener una copia guardada como PDF. Para guardar en esta opción debes seguir los siguientes pasos:
- Abre el documento de Word que quieres pasar a PDF luego en el menú selecciona Archivo/Guardar como y presiona en Examinar.
- Igual que en la opción anterior, elige el nombre de tu documento, selecciona el Tipo, eliges PDF y guarda en la dirección que desee.
Básicamente es el mismo proceso que el anterior, pero generarás dos documentos: uno en Word y otro como PDF, pudiendo editar el documento PDF con el Word y luego almacenas los cambios realizados en el PDF.
Imprimir o exportar como PDF
En Imprimir como PDF, el documento Word será impreso como PDF por una impresora determinada que lo guardará en ese formato, como la existente en Windows 10, que no imprime el documento directamente en una hoja, sino que almacena el documento bajo ese formato. En Internet puedes descargar varios programas gratuitos que te permiten realizar esta «impresión». Los pasos para utilizar es opción son muy sencillos:
- Abre tu archivo Word y entra al menú Archivo/Imprimir.
- Selecciona la impresora que te permitirá guardar el documento como PDF y luego selecciona imprimir.
- En la ventana elige el nombre para tu documento PDF y la ruta donde lo vas a guardar.
Exportar como PDF es otra opción que te permite guardar tu documento Word como PDF:
- En Word ve al menú y selecciona Archivo/Exportar.
- Selecciona Crear documento PDF/XPS, coloca el nombre que le darás a tu documento y la ruta en donde se almacenará.
Ten siempre presente tener tu documento en Word, en caso de que necesites editarlo más adelante, pudiendo luego volverlo a guardar como PDF.