Conocer todos los aspectos relacionados con las referencias en Excel facilita el manejo de las fórmulas que se van a usar. Cuando se aprende a utilizar de forma correcta este método puedes evitar cometer errores que pueden llevar a obtener resultados incorrectos, por no haber establecido correctamente los diferentes tipos de referencias que existen e Excel.
Referencias relativas
Todas las referencias en Excel son por defecto, relativas. Esto significa que en el momento en que se copia una fórmula, Excel modifica las referencias en cuanto a la nueva posición en donde se está haciendo la copia.
Para hacer una fórmula con referencia relativa de celda, lo único que tienes que hacer es copiar la celda en donde se encuentra la fórmula y pegarla en la que quieres repetir ese mismo cálculo. Por ejemplo, tienes las siguientes fórmula: C2 = A2 + B2, y esta las vas a utilizar frecuentemente, copias la fórmula de la celda C2 y la pegas en el resto de las filas, y así Excel realizará el cálculo del valor de la celda:
- Selecciona la celda en donde se verá el resultado de la fórmula.
- Ahora escribe la formula que vayas a utilizar y presiona la tecla enter para ver el resultado en la celda seleccionada.
- Ahora haz clic en la celda en donde está la fórmula, haz clic en Copiar.
- Selecciona las celdas en donde vas a pegar la fórmula y haz clic en Pegar.
- La fórmula se copiará en las celdas seleccionadas como una referencia relativa, procediendo a realizar el cálculo de los valores correspondientes.
Referencias absolutas y mixtas
El signo $ es el que se utiliza cuando se quiere convertir una fila o una columna en una referencia absoluta en Excel, de modo que la fórmula no cambie al ser copiada. Para convertir una referencia relativa en una referencia absoluta debes anteponer el signo $ a la letra de la columna y al número de la fila: C4 = $B$1*B4
Si utilizamos la fórmula del ejemplo, y la copiamos y pegamos en C5 por ejemplo, se obtendrá el mismo valor que está encerrado con el signo $, no importa en el lugar donde se coloque, ya que al convertir una referencia relativa en una referencia absoluta, las referencias va a permanecer fijas.
Las referencias relativas y absolutas son las más utilizadas cuando se trabaja en una hoja de cálculo en Excel. Pero también se pueden realizar referencias mixtas, en las que se puede fijar solo las columnas o la fila:
- C4 = referencia relativa.
- $C$4 = referencia absoluta.
- $C4 = referencia mixta, columna fija.
- C$4 = referencia mixta, fila fija.
Otros tipos de referencias
Excel permite hacer referencia a un conjunto de celdas adyacentes a través del operador de rango que es representado por los dos puntos (:), que se coloca entre dos referencias de celdas. Estas celdas deben ser la celda que se encuentra en el extremo superior izquierdo y el extremo inferior derecho del grupo de celdas adyacentes a las que le vas a hacer referencia.
No solo puedes hacer referencia entre celdas en la misma hoja, sino que también puedes realizar referencias hacia una celda que se encuentra en otra hoja. Para hacerlo debes colocar el nombre de la hoja, luego el signo de exclamación y luego la referencia de la celda: = Hoja3¡C4. Si el nombre de la celda lleva espacios en blanco, debe estar contenido entre comillas simples: = ‘Hoja 3’¡C4.
Otras veces es necesario hacer referencia a celdas en que se encuentran en otro libro, en los que debes usar los corchetes ( [ ] ) antes del nombre del libro: = [Libro.xls]Hoja2¡C4. Para realizar este tipo de referencias, el libro debe estar abierto y guardado en el mismo sitio que el libro en uso.