Gestionar procesos de facturación es un elemento crucial para el buen funcionamiento de su empresa. Si su sistema de facturación no se administra correctamente, esto podría terminar costándole mucho tiempo y dinero. Sin mencionar que puede tener un efecto significativo en su flujo de efectivo.
Aplicar un buen proceso desde el principio logrará que la facturación funcione con poca intervención.
4 consejos para gestionar procesos de facturación
Veamos algunas de las mejores maneras de administrar facturas como propietario de una pequeña empresa.
Asegúrese de utilizar el tipo correcto de facturas
Hay muchos tipos diferentes de facturas que puede necesitar usar, dependiendo de su negocio y sus clientes. Además, existen diferentes tipos de planes o estructuras de pago que tu negocio puede utilizar, por lo que es importante tener diferentes modelos de facturas preparados para cada ocasión.
Estos son los tres tipos de facturas que debe conocer:
- Facturas provisionales: Las facturas provisionales dividen los pagos en cantidades más pequeñas, en lugar de obligar a sus clientes a pagar una gran suma global. Si utiliza pagos intermedios, también debe haber una factura final que denote el último pago.
- Facturas recurrentes: Si tiene clientes con facturación similar en curso, tiene sentido enviar facturas recurrentes automáticas. Estas son facturas que se repiten sobre la base de intervalos acordados. Esto hace que tu vida y la de tus clientes sea más fácil. Sin mencionar que lo ayudará a recibir pagos más rápido a medida que los clientes se acostumbren a esto.
- Facturas finales: Las facturas finales se envían al final de un proyecto largo o una serie de facturas provisionales. Deben incluir toda la información sobre el proyecto en su conjunto y un desglose de todas las facturas anteriores.
Vigila el calendario de pagos
Desde el principio, debe asegurarse de que tanto el cliente como el cliente acuerden un cronograma de pagos. Si hay alguna falta de comunicación o confusión en este sentido, puede retrasar todos sus pagos.
Establezca un sistema de pago que funcione tanto para usted como para sus clientes. Tenga en cuenta los diferentes beneficios de tener diferentes condiciones de pago. Por ejemplo, es más probable que un plazo más corto esté atrasado, pero probablemente aún se pagará más rápido que un plazo de pago más largo.
Utilice el sistema de pago correcto
Hoy en día, la facturación en línea es el camino a seguir. Mantener las cosas sin papel es una opción bastante clara para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Debe evaluar muy cuidadosamente qué software de facturación va a elegir.
Asegúrese de poder enviar facturas y recordatorios automáticos, notas de agradecimiento y trabajar junto con su software de contabilidad.
No dejes que los retrasos pasen desapercibidos
Las facturas tardías pueden causar un gran problema para los dueños de negocios. Si no realiza un seguimiento de las facturas, terminará persiguiendo a las personas durante días. La forma más fácil de reducir los retrasos es automatizar sus cuentas por cobrar y usar otros métodos para reducir los retrasos.
Es mucho más fácil para los clientes realizar pagos si entienden completamente los términos de su factura. Asegúrese de que los plazos y las expectativas estén bien comunicados desde el principio.
No es necesario que usted o sus empleados dediquen tiempo a recordarle a las personas que paguen sus facturas.
Ponga en marcha un recordatorio de pago automático en diferentes momentos: antes de enviar la factura, cuándo se envía y cuándo ha caducado. Muchos clientes simplemente no recuerdan haber pagado sus facturas de inmediato, por lo que un simple recordatorio puede eliminar retrasos importantes.
Debe siempre tener en mente, que sin gestionar procesos de facturación en su empresa usted afectará muchas otras áreas de su negocio.