Los sitios web y los usuarios han definido Notion de muchas formas, desde una herramienta para gestionar tareas, crear wikis, o una de las mejores opciones para estudiantes al momento de tomar notas. Ante tantas definiciones y características, es válido que te preguntes ¿exactamente qué es Notion?
Si estás en busca de una herramienta de gestión que se adapte a ti, entonces debes leer este artículo de Tecnoguía.
¿Qué es Notion?
Notion es una plataforma de productividad que te permite organizar tus tareas, notas, proyectos y bases de datos en un solo lugar. Con esta plataforma puedes crear tus propias herramientas sin necesidad de ser un programador o tener conocimientos amplios en tecnología en informática.
¿Cómo funciona Notion?
Notion funciona como procesador de textos, una aplicación de notas y un gestor de proyectos, muchas opciones y características en un solo lugar. Es un software que se puede usar online o descargar en dispositivos móviles y escritorio.
La información se organiza en páginas, bases de datos y bloques. Los bloques son los elementos básicos de información en Notion, que pueden ser texto, imágenes, enlaces, archivos adjuntos o cualquier otra cosa que se pueda agregar a una página.
Entonces, las páginas son contenedores para los bloques y las bases de datos son colecciones de páginas que comparten un conjunto común de propiedades. Si eres un nuevo usuario, no debes preocuparte, tendrás a tu disposición una gran variedad de plantillas para crear herramientas en minutos.
Por último, tienes la posibilidad de integrar tus aplicaciones favoritas en Notion como Google Drive, Trello, Slack, Asana y muchas más.
¿Cómo empezar a usar Notion?
Para comenzar a usar Notion debes ingresar en la plataforma web o descargar la aplicación y completar tu registro.
Para ello ingresa los siguientes datos:
- Correo electrónico
- Contraseña
- Datos de identificación personal
También puedes iniciar sesión con tu cuenta de Google o Apple. Ahora bien, imagina que eres un niño y tienes un juguete nuevo de Lego, el objetivo es crear una forma a partir de los bloques.
De esta manera puedes empezar a crear tus herramientas en Notion y mantenerlas ordenadas en un tablero.
Notion: principales funciones y herramientas
Para explicarte mejor cómo empezar a usar Notion te proponemos una guía rápida con los primeros pasos que puedes hacer dentro de la plataforma web o la aplicación web:
Crear un espacio de trabajo
Una vez te registres verás la ventana de inicio de la plataforma Notion con algunas opciones en la barra lateral donde se organizan las herramientas que has creado por carpetas como “favoritos” o “privado”. Lo primero que debes hacer es crear tu espacio de trabajo, para ello sigue estos pasos:
- En la barra lateral pulsa sobre el botón “+”
- Te dirigirá a las opciones para crear tu espacio, la cual tiene un aspecto de hoja en blanco
- Agrega un título, icono, y presiona en “add cover” para elegir portadas o subir una imagen
- En los tres puntos de la esquina superior podrás configurar tu espacio de trabajo: cambiar el tipo de letra, tamaño del texto, bloquear la página, añadir a favoritos o exportar en PDF.
Puedes personalizar el nombre de tu espacio de trabajo, agregar una descripción y elegir un ícono para que se ajuste a tu estilo.
Agregar contenido en tu espacio de trabajo
Notion funciona con bloques y los bloques pueden tener características diferentes, es decir, pueden ser texto, imágenes, listas, tablas, calendarios y más. Para agregar un bloque, sigue este procedimiento
- Haz clic en el botón “+” en el espacio de trabajo
- También puedes arrastrar y soltar bloques en la página.
- Luego pulsa / y seleccione el tipo de bloque que quieres agregar y editar la información
Notion tiene distintos formatos y opciones para insertar listas, notas, vídeo, imagen, audio, divisor, entre otros. Si pulsas sobre los tres puntos de los bloques puedes configurar letra, color y fondo.
Tablas y bases de datos
Notion se caracteriza por la organización en tablas y bases de datos, es uno de los mejores elementos. En este apartado te mencionamos cómo puedes crearlas:
- Presiona / y selecciona la opción “tabla” o las opciones de “in line” o “full page”
- Introduce un título y un icono
- Haz clic en los tres puntos de la tabla y selecciona propiedades
- Modifica y tus propiedades o lista personalizada
- Personaliza los bloques
Las tablas son simples y te permiten organizar información de manera básica, agregar propiedades, crear vistas y utilizar fórmulas para automatizar tareas.
Crear una página
Las páginas en Notion son contenedores para tus bloques, puedes crear una página para cada proyecto o tema que desees, solo debes realizar lo siguiente:
- Haz clic en el botón “+” y selecciona “Página” en el menú desplegable
- Agrega un título y un icono
- Crea el contenido de tu preferencia
- Utiliza plantillas prediseñadas para editar la información con facilidad
Opciones para organizar tu contenido en Notion
Por supuesto, este artículo solo es una pequeña muestra de todas las herramientas de gestión y productividad en Notion. Para concluir te proponemos 3 ideas para que comiences a ordenar tu contenido en esta plataforma.
Calendarios
Si presionas el botón “+” puedes añadir un calendario en el cual registrar o agregar eventos haciendo clic en los días determinados. Puedes personalizar, establecer etiquetas y recordatorios.
Seguidor de hábitos
Para crear un seguidor de hábitos en Notion, puedes utilizar una tabla con una columna para cada hábito y una fila para cada día del mes. Configura y personaliza para que puedas registrar el cumplimiento de cada hábito. Si tienes un mayor conocimiento en Notion, agrega fórmulas y porcentajes
Página de objetivos
Crea una tabla con columnas para el nombre del objetivo, la fecha límite y el progreso. En la columna de progreso, agrega una barra de progreso o porcentaje que indique tu avance. Es una gran idea para organizar tu proactividad.
Con estos pasos e ideas de Tecnoguía esperamos que te animes a probar Notion y empezar a desarrollar tus herramientas de gestión y productividad.
