Si estás trabajando como asistente virtual en remoto, es importante que tengas preparadas las mejores herramientas con las que optimizar tu productividad. Además de ayudarte a hacerte el día a día más fácil en tu trabajo, podrás ahorrar mucho tiempo y conseguir unos resultados más profesionales con los que sorprender a tu empresa y a tus clientes. Y para empezar con buen pie, mira esta Aplicación para apuntar las horas de trabajo.
Las 10 mejores herramientas para ser asistente virtual
Entre estas herramientas para trabajar de asistente virtual encontrarás aplicaciones web de diseño, mensajería para entornos laborales y algunas que te serán muy útiles a la hora de organizar tu tiempo y tareas. Aquí tienes nuestra selección de las mejores herramientas para ser asistente virtual en remoto.
Trello
Trello es una herramienta que te será útil para organizar tus proyectos en varias categorías. Entre sus diferentes funciones te permite dividirlas en tableros, tarjetas y pasos. Puede organizar un grupo asignándoles tableros asociados con las tareas asignadas al mismo. De esta forma no tendrás que estar mandando y recibiendo email de tu equipo con las nuevas tareas que tenga que hacer cada uno de ellos. Y si trabajas por tu cuenta, también te servirá para tener un mejor control de lo que has hecho y lo que te queda por hacer.
Slack
Volviendo al tema de comunicarte por email con tu equipo, deberías probar Slack. Sin duda, es una de las mejores plataformas de comunicación. Se basa en canales y te ayudará a organizarte por proyectos o equipos, así como a enviar mensajes a personas concretas. Además, lo puedes utilizar tanto en tu ordenador como en el móvil. ¿Tienes que salir un momento de casa sin perder contacto con el resto de compañeros? Slack se convierte en tu mejor aliado donde podrás enviar todo tipo de archivos, añadir recordatorios de reuniones e incluso recordar mensajes importantes.
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Zoom
¿Crees que los mensajes de texto o notas de voz por Slack se quedan cortos y quieres comunicarte con compañeros o clientes por videollamada? Nada mejor que Zoom para ello. Su versión gratuita te permite organizar reuniones con hasta 100 personas durante 40 minutos a la vez. También tienen una aplicación móvil que es excelente para cuando necesitas tener las reuniones fuera de casa o la oficina.
Puedes crear reuniones en Zoom, grabar las reuniones y hasta compartir pantalla para que los demás vean lo que estás explicando. Realmente cuenta con todas las funciones necesarias para sentiros como en una auténtica oficina virtual.
Calendly
Calendly es un programa diseñado para crear reuniones de forma automática y enviar a tu equipo o clientes los enlaces para que puedan acceder sin necesidad de estar re-añadiendo en su calendario. Lo mejor es que se puede integrar con otras aplicaciones de calendario como Google Calendar. Realmente ayuda a reducir el estrés que conlleva la coordinación con clientes y compañeros de trabajo. Te permite tener menos correos electrónicos, menos ida y vuelta y más tiempo para trabajar en las otras cosas que necesitan tiempo.
Google Workspace
Google Workspace, anteriormente conocido como G-Suite, incluye varias aplicaciones útiles que pueden ayudarte si trabajas como asistente virtual. Algunas de las más conocidas son Google Meet, Google Drive y Google Calendar.
- Google Meet es una plataforma de comunicación por video similar a Zoom.
- Google Drive es un sistema basado en la nube que incluye documentos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas.
- Google Calendar se sincroniza con tu cuenta para que puedas acceder a él en cualquier dispositivo.
En general, Google Workspace es un programa en el que puedes compartir y colaborar fácilmente con los miembros del equipo. Es una herramienta para asistentes virtuales todo en uno perfecta para cualquier necesidad que puedas tener. Todo es muy fácil de usar y de entender.
LastPass
¿Todavía almacenas tus contraseñas en Google Chrome? Después de las muchas filtraciones y hackeos, te recomiendo que te pases a un gestor de contraseñas como LastPass. Esta herramienta almacena de forma segura todas tus contraseñas y te permite compartirlas de forma privada con el resto del equipo. Tiene un plan gratuito con almacenamiento ilimitado de contraseñas y uso compartido uno a uno, pero también tiene planes pagos con funciones adicionales como almacenamiento de archivos encriptados.
LastPass facilita la colaboración. Como asistente virtual, inevitablemente necesitarás acceder a las cuentas de tus clientes y otra información confidencial, como números de tarjetas de crédito. Así que mejor hacerlo de una forma segura sin poner en riesgo la privacidad de nadie.
CamScanner
CamScanner es una aplicación móvil que te permite sacar fotos de documentos y los convierte en archivos PDF, documentos e incluso hojas de cálculo para luego compartirlos directamente. También es útil para trabajar sobre la marcha. Es como llevar en el móvil un escáner propio con el que enviar contratos o documentos rápidamente sin tener que estar convirtiendo las imágenes en PDF ni nada por el estilo.
Zapier
Con tantas herramientas, ¿no crees que vendría bien una que pudiera automatizar procesos y emparejar algunas de ellas? Si estás iniciando y cerrando sesión en diferentes aplicaciones o ingresando manualmente datos de esta aplicación a esa aplicación, estás perdiendo el tiempo. Zapier es una de las mejores aplicaciones de productividad para crear procesos más efectivos. Toma aquellas aplicaciones que no tienen integraciones entre sí y actúa como el «intermediario» para automatizar procesos.
Por ejemplo, puedes usar Zapier para crear un enlace entre Asana y Gmail, lo que te permite crear tareas en Asana a partir de correos electrónicos en Gmail. Tiene una versión gratuita y de pago que está disponible para aquellos que necesitan más funciones e integraciones.
HoneyBook
HoneyBook es un programa de gestión de relaciones con el cliente que combina la gestión de proyectos, la comunicación con el cliente y la facturación en un solo lugar. Tiene un libro de contactos incorporado para facilitar el seguimiento de los clientes. También tiene un calendario integrado, una lista de tareas pendientes y una lista de proyectos para permitir una organización más eficaz.
Canva
Por último, Canva es una de esas herramientas imprescindibles dentro del marketing digital y que cualquier asistente virtual puede sacar partido. Su interfaz fácil de usar facilita la creación de gráficos, carteles y presentaciones de aspecto profesional. Así puedes crear imágenes, videos y gifs con facilidad y sin descargar nada. Tiene muchas plantillas preestablecidas para quienes no están familiarizados con la creación de diseños gráficos.
Ahora que ya conoces las mejores herramientas para trabajar como asistente virtual, seguro que puedes optimizar recursos y sacarle partido a tu jornada laboral. ¿Conoces alguna otra más? Seguro que con el paso del tiempo podremos actualizar nuestra lista con nuevas y mejores herramientas para asistentes virtuales.
